TL;DR. Distribuidora industrial de 32 personas. Facturación 6,4M€. Operativa diaria: un jaleo de WhatsApp, Excel, PDFs de proveedores y un ERP al que nadie entra salvo administración. En 4 semanas montamos 3 asistentes de IA conectados a lo que ya tenían. Resultado trimestral: 14.280€ de ahorro real, 240 horas devueltas al equipo, cero cambio de software.

Este es el playbook por dentro.

El punto de partida

El gerente nos llama después de una formación gratuita de 2h que hicimos en su polígono. Traía una frase muy concreta:

"Yo no quiero otra aplicación. Quiero que lo que tengo funcione sin robarle dos horas al día a cada uno."

Durante la auditoría encontramos tres sangrías claras:

1. Pedidos por WhatsApp. 60–80 pedidos/día entran por WhatsApp desde 140 clientes. Comercial dedica 3h/día a copiarlos al ERP. Errores de transcripción: ~12% (referencia mal, cantidad mal, descuento olvidado).

2. Albaranes de proveedor en PDF. ~40 PDFs/semana que una persona de administración mete a mano en el sistema. 6h/semana.

3. Consultas internas sobre stock y precios. El equipo comercial interrumpe a administración unas 25 veces al día. Cortes continuos, tiempo perdido en ambos lados.

Nada de esto requería cambiar el ERP. Solo poner un asistente delante de cada flujo.

Lo que construimos

1. Asistente de pedidos WhatsApp

Un número de WhatsApp Business que:

• Lee el mensaje del cliente (texto o audio)

• Extrae referencias, cantidades y condiciones

• Consulta stock y precio contra el ERP vía API

• Devuelve un resumen al cliente con total y plazo de entrega

• Crea el pedido en el ERP si el cliente confirma

• Avisa al comercial solo si hay algo raro (cliente nuevo, descuento fuera de política, referencia ambigua)

Stack: Evolution API (self-hosted) + Gemini 2.5 Flash + conector REST al ERP. Data residency: servidor propio en Hetzner Frankfurt.

Impacto: comercial recupera las 3h/día. Errores de transcripción bajan del 12% al 0,8%.

2. OCR de albaranes de proveedor

Una dirección de email albaranes@cliente.com que:

• Recibe el PDF del proveedor

• Extrae referencias, cantidades, lotes y precios

• Cruza contra el pedido de compra abierto

• Si cuadra: crea la entrada de mercancía automáticamente

• Si no cuadra: marca las discrepancias y manda el caso a una bandeja de revisión

Stack: Azure Document Intelligence para el OCR + reglas de negocio del cliente + conector al ERP.

Impacto: las 6h/semana de admin bajan a 45 minutos de revisión.

3. Asistente interno sobre stock y precios

Un bot de Slack (usaban Slack) que responde preguntas como:

• "¿Cuánto stock tenemos de la ref 4521-B?"

• "¿Qué descuento tiene el cliente Pérez S.L. en la familia herramientas?"

• "¿Cuándo entra el próximo pedido del proveedor XYZ?"

Consulta el ERP en tiempo real. Si la respuesta no es unívoca, pide contexto.

Impacto: las 25 interrupciones/día a admin bajan a 2–3.

La cuenta que le enseñamos al gerente

A los que hay que restar 180€/mes de licencias (WhatsApp Business API, OCR, alojamiento). Neto: 14.820€ bruto − 540€ trimestre de infra = 14.280€ netos.

Son 240h de equipo devueltas al mes que no se pagan en horas extra ni en contratar a alguien más.

Lo que no hicimos

No cambiamos el ERP. No metimos un CRM nuevo. No construimos un portal de clientes. No migramos a la nube. No pusimos dashboards que nadie iba a mirar. No tocamos la contabilidad.

Esto es importante porque el error más caro que vemos en PYME industrial es el de "ya que estamos, cambiemos todo". Tres meses, 60.000€, y al final el equipo sigue trabajando como antes porque nunca llegaron a la parte que dolía.

Qué se llevaron

• Código, claves y documentación en un repo del cliente.

• Contrato de SLA mensual con nosotros (revisión, métricas, mejoras).

• Formación al equipo para usar y supervisar los asistentes.

• Un panel con 6 métricas reales (pedidos procesados, errores, tiempo medio, etc.).

Si mañana se quieren ir, se van. Sin lock-in, sin rehenes, sin drama.

¿Qué parte de esto aplica a tu empresa?

Si tu operativa se parece a:

• Muchos pedidos entrando por canales informales (WhatsApp, email, llamadas)

• Facturas o albaranes en PDF que alguien mete a mano

• Preguntas repetitivas entre departamentos sobre datos que están en un sistema

• Gente sénior haciendo tareas de copiar-pegar

Hay ahorro. Lo que varía es la cifra.

Hacemos formación gratuita de 2–3h en tu polígono o por vídeo. Te salimos con un mapa de dónde está tu dinero tirado. Luego decides tú.

¿Preguntas sobre este caso? Escríbenos a hello@infinitelabs.co o reserva una sesión de diagnóstico gratis. Respondemos en 24h.